Secara umum suatu SIM (sistem informasi manajemen ) dikembangkan dengan tujuan sebagai berikut :
a. Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien. Sistem informasi manajemen mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin secara lebih cepat dan mudah. Efisensi dapat dicapai berkat prestasi sistem pengolahan transaksi ( Transaction Processing System), contoh sistem penerimaan gaji, sistem akuntasi, sistem personalia, sistem persediaan dan sebagainnya.
b. Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif. Efektifitas ini dimaksudkan agar dapat mencapai target dari sistem pendukung keputusan ( Decision Suport System / DSS). DSS ini memberikan informasi khusus kepada para pembuat keputusan dengan informasi dan model-model tersebut dapat ditampilkan setiapkali dibutuhkan, sehingga para manajer dapat mengambil keputusan dengan lebih baik.
c. Agar organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. Dengan sistem informasi manajemen maka kebutuhan terhadap informasi dapat segera dipenuhi dengan mudah yang pada akhirnya akan mampu meningkatkan kualitas pelayanan kepada konsumen. Contoh, penggunaan perangkat sistem Auto matic Teller Machine (ATM) pada Bank.
d. Agar organisasi dapat meningkatkan kreasi / improvisasi terhadap produk yang dihasilkan. Hal ini sangat dimungkinkan karena Sistem informasi manajemen akan mengintegrasikan informasi – informasi dalam organisasi sehingga dapat membantu pengembangan usahanya melalui kreasi-kreasi produk baik barang maupun jasa. Misalnya suatu Bank yang melebarkan usahanya dalam bidang pelayanan jasa asuransi, pelayanan pembayaran rekening telepon, listrik dan sebagainya.
e. Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya. Sistem informasi manajemen yang baik akan meningkatkan pangsa pasar terhadap produk yang dihasilkannya. Sistem informasi manajemen akan dapat mengakibatkan terjadinya ketergantungan konsumen terhadap pelayanan yang diberikan organisasi tertentu sehingga konsumen merasa enggan untuk berpindah pada organisasi / perusahaan lain.
Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dalam Kegiatan Manajemen
Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Isi informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional yang ada. Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan manajemen. Dengan demikian suatu SIM harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan.
Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan,dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana.
SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi. Teknik analisis data historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan antara lain:
a. Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan
b. Teknik penghalusan data
c. Analisis musiman
d. Analisis korelasi
e. Analisis korelasi secara otomatis (auto correlaton analysis)
f. Analisis penyebaran
Teknik-teknik penciptaan data perlu dilakukan karena data-data historis hanya
menggambarkan keadaan masa lampau. Sedangkan perencanaan melibatkan masa
lampau dan mendatang.
4.3. Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada Proses Pengendalian
Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk pengendalian diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia. Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:
a. Unit masukan
b. Kegiatan
c. Keluaran yang dihasilkan
Siklus pengendalian manajemen pada organisasi ditunjukkan oleh gambar 1.5 . Dukungan SIM pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model perencanaan.
Dukungan yang diberikan mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
b. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
c. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang
Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja.
Peranan Sistem Informasi Pada Pengambilan Keputusan
Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu :
a. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :
§ Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memerlukan keputusan
§ Pengakuan adanya masalah
b. Disain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :
§ Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
§ Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah
c. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah
§ Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya
Pengambilan keputusan merupakan tindakan manajemen dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Secara ringkas, keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tipe, yaitu :
a. Keputusan tidak terprogram (non programed decision) atau tidak terstruktur ( unstructured decision). Keputusan ini sifatnya tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengmbilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman seorang manajer merupakan hal yang penting dalam pengambilan keputusan tidak terstruktur.
b. Keputusan setengah terprogram (semi programed decision) atau setengah terstruktur (semi structured decision).
Keputusan setengah terstruktur sifatnya adalah sebagian yang dapat diprogram, sehingga masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan dari pengambilan keputusan. Keputusan ini lebih sering bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci.
c. Keputusan terprogram (programed decision) atau terstruktur (structured decision).
Keputusan ini sifatnya berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah.
