Manajemen sering didefinisikan sebagai "pencapaian tujuan melalui orang lain". Kedengarannya memang terlalu sederhana, akan tetapi memberi kita gambaran tentang beberapa hal mendasar. Yang pertama berkaitan dengan "pencapaian tujuan". Manajemen selalu berkaitan dengan sebuah usaha untuk mencapai tujuan tertentu dan bukan semata-mata sebuah posisi atau jabatan di dalam perusahaan. Banyak orang memiliki jabatan "manajer", akan tetapi dalam kenyataannya mereka hanya menjalankan kedudukan dan bukan mengarahkan sesuatu ke arah pencapaian tujuan yang tertentu.
Pokok yang kedua adalah berkaitan dengan aspek "melalui orang lain". Sebagai sebuah aktivitas, manajemen selalu menyangkut orang-orang lain, yakni bawahan-bawahan; dan pada usaha untuk mengarahkan atau mengkoordinasi kerja dari orang-orang tersebut. Meskipun setiap manajer memang memiliki tugas-tugas khusus yang hanya bisa dilakukan olehnya, peran seorang manajer lebih didasarkan pada kenyataan bagaimana dia mengkoordinasi dan mengarahkan aktivitas-aktivitas bawahannya. Dalam arti ini, seorang manajer seharusnya lebih mementingkan pencapaian hasil dari para bawahannya daripada prestasinya sendiri. Sebab pencapaian hasil bersama itulah yang menentukan keberhasilan dari organisasi secara keseluruhan.
2. Manajemen sebagai sebuah profesi
Sebagai sebuah profesi, manajemen memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
a. Merupakan sebuah spesialisasi yang memiliki prinsip-prinsip, ketrampilan dan teknik-teknik analisis tertentu,
b. Memiliki aturan main dan kode etik tertentu.
c. Bersifat universal. Manajer-manajer yang sudah terlatih baik bisa dengan mudah dipindahkan dari industri yang satu ke industri yang lain. Meskipun untuk ini ada catatan, yakni: Untuk jenis pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan teknis tertentu yang semula tidak dimiliki oleh seorang manajer, sebuah proses transfer belum bisa dijamin berhasil sebelum ketrampilan teknis tersebut bisa dipelajari lebih dahulu. Misalnya, seorang bekas jendral angkatan darat sudah pensiun dan diserahi posisi sebagai presiden direktur sebuah pabrik. Sebelum dia mengambil posisi tersebut dia berkeliling selama setahun ke fasilitas-fasilitas pabrik itu dan belajar tentang proses-proses teknis bisnis pabrik tersebut. Setelah itu barulah pengalaman dan ketrampilan manajerial yang dimilikinya di angkatan darat bisa lebih efektiv.
3. Tanggung jawab manajemen:
Manajemen di dunia usaha, baik for profit maupun sosial, setidak-tidaknya bertanggung jawab pada empat kelompok: para pemegang saham atau Yayasan pendiri, karyawan / pekerja, pelanggan, dan masyarakat umum.
Kepada para pemegang saham, manajemen bertanggung jawab untuk melindungi modal yang ditanamkan dan mengusahakan hasil yang lebih dari penanaman modal tersebut. Manajemen tidak hanya bertanggung jawab untuk hasil jangka pendek tetapi juga hasil jangka panjang.
Kepada karyawan atau pekerja manajemen memiliki berbagai jenis tanggung jawab. Manajemen harus berusaha untuk menyediakan pekerjaan yang tetap dengan upah yang memadai; menjaga kondisi dan keselamatan kerja yang baik; dan rasa aman secara ekonomis setelah masa pensiun.
Kepada pelanggan manajemen harus menyediakan produk berkualitas dengan harga yang bersaing dan menyediakan pelayanan perbaikan atau perawatan yang memadai.
Kepada masyarakat umum, manajemen bertanggung jawab untuk selalu menjadi anggota masyarakat yang baik. Ini berarti ikut terlibat dalam kegiatan-kegiatan kemasyarakatan, menjaga lingkungan dari pencemaran, dsb.
4. Fungsi – fungsi Manajemen:
Secara umum fungsi-fungsi yang dijalankan manajemen adalah merencanakan, (planning) mengorganisasi (organizing), menempatkan orang (staffing), mengarahkan (directing) dan mengontrol (controlling).
a. Perencanaan (Planning):
Perencanaan adalah menentukan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Ini berarti menyangkut pengambilan keputusan berhadapan dengan pilihan-pilihan. Seorang manajer harus memahami dan bisa menangkap peluang-peluang yang datang, dan memiliki pula kemampuan untuk menciptakan peluang-peluang. Dia harus mampu membuat analisa atas peluang-peluang tersebut dan mengambil keputusan untuk memilih yang terbaik sesuai dengan kondisi dan keterbatasan sumber daya yang dimiliki. Keputusan-keputusan misalnya harus diambil untuk menentukan rantai produk mana yang akan ditawarkan dengan diskon, harga-harga mana harus dirubah, metode produksi yang digunakan, gaji atau upah yang harus dibayar atau riset dan penelitian yang harus diadakan, dsb.
Ada dua jenis perencanaan: jangka panjang dan jangka pendek. Perencanaan jangka panjang tentu saja harus bertitik tolak dari tujuan jangka panjang dari perusahaan yang bersangkutan dan langkah-langkah yang harus diambil. Misalnya, untuk mendapatkan posisi di pasar tertentu barangkali perlu memperkenalkan satu produk tertentu tahun ini, dan produk yang lain tahun depan, dan membangun pabrik baru di tahun ketiga, dst. Dalam perencanaan jangka pendek, manajer itu harus menterjemahkan secara tepat langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengembangkan dan memperkenalkan produk baru tersebut. Untuk perencaaan jangka lebih pendek lagi, dia harus mulai memesan material tertentu dan mempersiapkan pekerja. Semakin pendek jangka perencanaan, semakin harus spesifik perencanaan tersebut.
b. Mengorganisasi (Organizing)
Fungsi ini berkaitan dengan usaha untuk menetapkan jenis-jenis kegiatan yang dituntut untuk mencapai suatu tujuan tertentu, mengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut berdasarkan jenisnya supaya lebih mudah ditangani oleh bawahan. Fungsi ini mengandaikan bahwa seorang manajer bisa mendelegasikan otoritasnya kepada bawahannya dan bawahannya bisa memahami tanggung jawabnya masing-masing.
Struktur organisasi bisa bermacam-macam dan tidak boleh dilihat sebagai tujuan pada dirinya sendiri. Struktur organisasi barulah efektiv kalau bisa mempermudah perusahaan mencapai tujuan utamanya, bukan hanya karena terlihat “teratur” dan “manis”.
c. Penempatan Orang (Staffing)
Fungsi ini menyangkut usaha untuk mengembangkan dan menempatkan orang-orang yang tepat di dalam berbagai jenis pekerjaan yang sudah didisain lebih awal dalam organisasi. Lebih jauh lagi fungsi ini meliputi hal-hal seperti pengembangan sumber daya manusia, proses penilaian dan promosi, pelatihan. Salah satu aspek penting dari fungsi ini adalah mengidentifikasi orang-orang di dalam organisasi yang berpotensial untuk dikembangkan sebagai manajer. Good managers develop managers.
d. Mengarahkan (Directing)
Fungsi ini biasa juga disebut supervisi. Ini menyangkut pembinaan motivasi dan pemberian bimbingan kepada bawahan untuk mencapai tujuan utama. Secara umum bisa dikatakan bahwa pekerja-pekerja akan berprestasi lebih baik pada pekerjaan di mana mereka persis tahu apa yang diharapkan dari mereka. Lebih jauh lagi, para pekerja tersebut akan lebih menghargai pekerjaannya kalau mereka bisa melihat bagaimana kaitan perkerjaan mereka dengan gambar keseluruhan dari organisasi. Mengerjakan sesuatu hanya karena atasan menyuruh demikian biasanya tidak bisa menghasilkan secara maksimal.
Salah satu aspek penting dari fungsi ini adalah fungsi koordinasi, yang berarti penciptaan suatu harmoni dari individu-individu yang berkerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Kemampuan komunikasi menjadi kunci keberhasilan fungsi ini.
e. Mengontrol (Controlling)
Fungsi ini dijalankan untuk menjamin bahwa perencaan bisa diwujudkan secara pasti. Ada banyak alat-alat analisa untuk suatu proses kontrol yang efektiv. Proses kontrol pada dasarnya selalu memuat unsur: perencanaan yang diterapkan, analisa atas deviasi atau penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, dan menentukan langkah-langkah yang perlu untuk mengoreksi.
